Les joies du traitement de texte pour la terminologie

Outre la commodité d'utiliser un logiciel que vous connaissez bien, l'emploi du traitement de texte vous offre des possibilités très intéressantes et une marge de liberté considérable. Si vous êtes habitué à l'environnement monolithique et contraignant d'une base de données conventionnelle, vous ne verrez sans doute pas d'entrée de jeu comment exploiter le plein potentiel de cette approche. Voici quelques observations qui vous aideront à vous orienter.

Veuillez prendre note que les suggestions exposées ici ne s’appliquent qu’aux fiches créées dans un environnement MS Word. En plus de permettre la création de fiches MS Word, LogiTerm Web permet la création de fiches Web ce qui représente un avantage considérable par rapport aux fiches MS Word quant à la mise en commun et la gestion des fiches dans un environnement partagé.

Vous n'avez pas besoin de finaliser vos fiches tout de suite

Lorsque vous créez un certain nombre de fiches à partir d'une liste de termes, il arrive souvent que certains de ces termes soient problématiques et que vous ne puissiez pas créer tout de suite une fiche pour chacun d'eux. Qu'à cela ne tienne! Avec LogiTerm, vous n'avez qu'à «laisser en plan» les termes en question au beau milieu du document pour y revenir plus tard. Le document de fiches est indexable et consultable, et les termes non résolus sont parfaitement visibles lorsque vous parcourez le document.

Imaginons par exemple que vous receviez d'un sous-traitant, par courriel, une demande terminologique urgente sous la forme d'une liste de termes.

Vous copiez le corps du message vers un nouveau document Word, puis vous inscrivez les équivalents que vous parvenez à trouver tout de suite, par exemple en utilisant les symboles «signe d'égalité» comme délimiteurs de champ, puis la commande Habiller en fiche de la barre d'outils.

Vous retournez au sous-traitant ce document, qui contient un mélange de fiches en bonne et due forme et de termes non résolus, accompagnés au besoin de commentaires provisoires de votre part. Dès ce moment vous pouvez indexer ce document dans votre base Terminologie.

Parallèlement, vous envoyez ce même document à une personne-ressource qui pourra vous aider pour les termes non résolus. Cette personne n'a besoin d'aucun logiciel spécial (MS Word suffit) et peut elle-même inscrire des équivalents, des commentaires, etc., à même le document. En outre, chaque intervenant peut utiliser des attributs de couleur ou de surlignage pour attirer l'attention sur certains termes à examiner, des passages intéressants ou douteux, des commentaires, etc.

Lorsque vous recevez la réponse de votre personne-ressource, vous êtes à même de créer des fiches à partir de l'information reçue, en vous aidant notamment de la commande Habiller en fiche. Cette commande a d'ailleurs la particularité fort commode d'abolir tout formatage préexistant, ce qui peut vous épargner bien des manœuvres fastidieuses.

Vous transmettez ensuite la version définitive du document de réponse au sous-traitant et vous réindexez le document, sous sa forme définitive, dans votre base terminologique.

Le processus est analogue lorsque vous créez des fiches à partir d'une liste de dépouillement. Vous accumulez d'abord les termes candidats dans un document à part, puis vous pouvez les trier, les épurer, puis créer des amorces de fiches plus ou moins complètes, que vous finalisez à mesure que vous le pouvez. Pendant tout ce temps, vous pouvez parcourir librement le contenu du document, confronter différents termes qui influent les uns sur les autres, modifier certaines fiches, lancer des remplacements globaux, etc. Cette façon de travailler est beaucoup plus dynamique et commode que dans un environnement qui vous oblige à créer et à enregistrer une fiche à la fois, puis à perdre de vue les fiches à mesure qu'elles sont créées.

Vous pouvez grouper vos fiches par document

Contrairement à un environnement de base de données, il est facile et commode d'établir des groupes de fiches, pour quelque raison que ce soit, simplement en les versant dans un document distinct. Par exemple, les fiches créées à partir d'une séance de dépouillement pour un dossier de traduction donné, ou encore la réponse à une requête terminologique comme dans l'exemple ci-dessus.

Vous pouvez donner un nom distinctif au document, et même inscrire un commentaire au début du document, avant la première fiche, donnant des détails sur les circonstances de création de ces fiches, le nom du sous-traitant ou du dossier, les difficultés rencontrées, le degré de fiabilité ou de pertinence, etc. Ainsi, ce groupe de fiches conserve indéfiniment un statut spécial auquel vous pouvez vous référer.

Ce principe de groupement a aussi des applications pour le travail en équipe. Dans un service de traduction, vous pouvez attribuer à chaque utilisateur un document à son nom dans lequel il crée ses propres fiches. Ainsi, il est facile de constater la production de fiches de chacun, en quantité et en qualité. Par ailleurs, à intervalles réguliers, le terminologue du service peut transférer le contenu de chaque document de création individuelle dans des documents de stockage collectif, tout en procédant à la validation de ces fiches. De cette façon, les fiches non validées sont consultables dès leur création, mais leur présence dans un document de création individuelle indique leur statut non validé.

Cette méthode, bien que commode, est plutôt difficile à gérer dans un environnement partagé. Nous vous suggérons plutôt l’utilisation de fiches Web.

Vous pouvez grouper vos fiches par proximité

Le fait que les fiches occupent une position fixe à l'intérieur d'un document de fiches offre également une possibilité intéressante : vous pouvez placer à la suite les unes des autres des fiches qui concernent des notions apparentées, par exemple les options offertes pour tel produit ou les différentes unités administratives d'une entreprise. De cette façon, la personne qui consulte le texte intégral du document peut examiner avec profit les fiches adjacentes.

Vous pouvez même, selon ce principe, créer des documents dont toutes les fiches sont agencées à la façon d'un lexique thématique.

Le champ Remarques : une caverne d'Ali Baba

Il n'y a guère de limites aux compléments d'information que vous pouvez verser dans le champ Remarques de la fiche LogiTerm, sauf celles de votre imagination. Vous pouvez y recopier de multiples contextes provenant de sites Web, mais aussi des contenus relativement volumineux ou structurés formant un ensemble d'information complet : par exemple un exposé « encyclopédique » de plusieurs pages sur un produit ou une technologie, un tableau de référence indiquant des codes de gammes de produit ou des facteurs de conversion, ou encore la liste téléphonique de vos personnes ressources.

Retour à Conseils pratiques